なぜ、結婚式場・ブライダルの打合せは何度も必要なのですか？
監修：大川行成（ブレインコミュニティ合同会社 代表／元・富士通総研 BPRコンサルタント）
業務改善とAIの側から、結婚式場・ブライダルの仕事の形を分析しています。資格が要る手続きそのものの判断や助言をするものではありません。 → この人について
この記事は当社の型に沿って機械が組み、大川行成が八十五本すべてを確認しています。
なぜ結婚式場・ブライダルは、一件あたりの打合せが多いのか？注文の日と渡す日が一年離れている仕組み
ご契約は去年の秋、お式は今年の秋。
その間に、打合せは八回ありました。
結婚式場・ブライダルでは、これが普通です。
注文をいただく日と、お渡しする日が、一年近く離れているからです。
今回は、その離れ方がどこから来ているのかを分解します。
なぜ、結婚式場・ブライダルの打合せは何度も必要なのですか？
契約の時点では、決められないことのほうが多いからです。
ご契約でお決まりになるのは、日どりと会場と大まかな人数です。
招待する方は、その後に決まります。
お料理も、衣裳も、席の並びも、その後です。
決まる順番が、相手の都合で前後します。
だから、一度で決めきることができません。
結婚式場・ブライダルの仕事は、どんな流れでできていますか？
六つの工程に分かれます。
一つ目、プランと提携先の準備。
二つ目、来館相談とご成約。
三つ目、打合せと当日の段取り。
四つ目、結婚式当日の進行と業者連携。
五つ目、挙式後のご連絡。
六つ目、最終請求とお支払い。
手間が生まれるのは、二つ目と三つ目です。
二つ目の来館相談とご成約で、お式の骨組みが決まります。
三つ目の打合せと当日の段取りで、その骨組みに中身が入っていきます。
今回は、三つ目を分解します。
なぜ「打合せと当日の段取り」は、決めても決めても終わらないのですか？
一つ決めると、つながっている先も動くからです。
招待する方が二名増えたとします。
席の並びが変わります。
お料理の数も、引出物の数も変わります。
会場の卓の数も変わることがあります。
一つの変更が、四つも五つも先へ伝わります。
1．なぜ、席の並びを何度も作り直すことになるのですか？
出欠が、返信の届いた順にしか分からないからです。
招待状の返信は、一枚ずつ届きます。
全部そろうのは、お式の一か月前です。
それまでの並びは、仮のものです。
仮のまま印刷はできないので、そろうまで待ちます。
そろってから直すので、直す時間は最後に集まります。
2．なぜ、提携先への連絡が何度も必要になるのですか？
決まった中身を、相手ごとに違う形で渡すからです。
お料理の数は、料理をお願いする先へ。
お花の数は、花をお願いする先へ。
同じ「二名増えた」でも、渡す先ごとに書き方が違います。
一度の変更で、四通りの連絡になります。
抜けた一通が、当日の不足になります。
3．なぜ、打合せの記録を見返しても分からなくなるのですか？
いつ決まったかが、決めた中身と一緒に残らないからです。
打合せのたびに、決まったことを書きます。
三回目で決めたことを、五回目で変えることがあります。
どちらが最新かは、日付を見て判断します。
日付が書かれていない行があると、判断できません。
分からない行は、お客様に確かめ直すことになります。
4．なぜ、担当が替わると大きく戻るのですか？
決めた理由が、その担当者の中にしか無いからです。
紙には、決まったことが書いてあります。
なぜそう決まったかは、書かれていません。
ご両家のご意向は、会話の中にありました。
替わった担当者は、その会話を知りません。
知らないまま提案すると、一度断られた案をまた出すことになります。
四つとも、同じ一組のお式のことです。
それでも、決まる時期も、渡す相手も揃っていません。
揃っていないので、そろえ直す作業が打合せの回数だけ起きます。
できることの一覧は、どこにありますか？
六つの工程ごとの一覧は、AI業務棚卸のページに置いてあります。
この記事では「そもそも、なぜその手間が生まれるのか」だけを書きました。
「AIを使って何ができるか」は、下のページに全部並んでいます。
結婚式場・ブライダルの六つの工程と、できること一覧
いま月額で払っている道具を、自社のしくみに置き換える
お客様や取引先からお預かりした情報が、どこで外へ広がるのかは、結婚式場・ブライダルで、預かった情報が外へ広がる理由で説明しています。
結婚式場・ブライダルの六つの工程と、手間が生まれる場所
六つの工程それぞれに、人がやっている作業があります。
1. プランと提携先の準備
お客様の希望に合わせたプランの検討
提携業者とのサービス内容調整
季節ごとのイベント企画
広告・SNSでの情報発信準備
2. 来館相談とご成約 ※この記事で取り上げた工程
来館したお客様の相談対応
複数プランの見積もり作成
契約内容の説明と書類作成
お客様情報の台帳への記録
3. 打合せと当日の段取り ※この記事で取り上げた工程
打ち合わせ内容の記録と共有
招待客リストの整理と確認
提携業者への手配依頼
席次表や進行表の下書き作成
4. 結婚式当日の進行と業者連携
当日の進行管理と指示
提携業者との連携・確認
お客様からの急な要望への対応
式後のアンケート準備
5. 挙式後のご連絡
お客様からの問い合わせ対応
式後のアンケート結果整理
最終的な請求内容の確認
感謝のメッセージ作成
6. 最終請求とお支払い
最終請求書の作成と送付
支払い状況の確認と記録
契約書類や記録の保管
提携業者への支払い処理
よくあるご質問
Q1．なぜ、この多さは結婚式場・ブライダルでだけ起きるのですか？
お客様が、そのお式をはじめて経験されるからです。
毎年発注される仕事なら、前回の内容が下敷きになります。お式は一度きりなので、決め方から一緒に進めます。
Q2．なぜ、打合せの回数を減らせばよいというわけにいかないのですか？
決まる時期が、こちらでは動かせないからです。
出欠も、ご両家のご意向も、相手の都合で決まります。回数を減らすと、決まっていないまま当日が来ます。
Q3．なぜ、直前になるほど忙しくなるのですか？
決まっていなかったことが、最後に一度に決まるからです。
出欠がそろうのは一か月前です。そこから席順も、お料理も、引出物も、まとめて確定します。
Q4．なぜ、経験の長い担当者でも一件の時間が短くならないのですか？
かかっている時間の多くが、待ち時間だからです。
お客様や提携先の返事を待つ時間は、腕では縮みません。縮むのは、返事が来てからの作業だけです。
Q5．何から始めればよいですか？
まず一組、変更が何回あって、そのたびに何か所直したかを数えることからです。
一回の変更が何倍になって広がるかが、自分の式場の数字で分かります。
まとめ
結婚式場・ブライダルの手間は、打合せの回数だけでは決まりません。
一つの変更が何か所に伝わるかで決まります。
決まる時期は、こちらでは動かせません。
動かせないので、変更は最後まで続きます。
変更を止められないなら、伝わり方を変えるしかありません。
まず、何から始めればよいですか？
業種を選ぶだけの無料の診断を開いてください。
AI業務棚卸（無料・登録不要）
結婚式場・ブライダルの六つの工程が、そのまま並んでいます。
手間がかかっている工程をクリックしてください。
その工程で使えるAIと、いまかかっている時間から、一年でどれだけ手間が減るかが、その場で出ます。
結婚式場・ブライダルが一覧に無ければ、お問い合わせいただければ無料で診断します。
登録もアンケートもいりません。
ブレインコミュニティ合同会社
現場の手作業の隙間を、AIで自動化する受託開発です。
ご相談とお見積りは無料です。