なぜ、不動産の書類は手作業のままなのですか？
監修：大川行成（ブレインコミュニティ合同会社 代表／元・富士通総研 BPRコンサルタント）
業務改善とAIの側から、不動産・売買仲介・賃貸管理の仕事の形を分析しています。資格が要る手続きそのものの判断や助言をするものではありません。 → この人について
この記事は当社の型に沿って機械が組み、大川行成が八十五本すべてを確認しています。
なぜ不動産の契約は、確認に時間がかかるのか？同じ物件情報を何度も書き写している仕組み
一つの物件が決まるまでに、同じ内容を何度書いているか。
不動産・売買仲介・賃貸管理では、これを数えたことがある人は多くありません。
書き写すたびに、間違える機会が一回ずつ増えます。
間違えると重要事項説明の訂正になるので、誰もが慎重になります。
今回は、その慎重さがどこから来ているのかを分解します。
なぜ、不動産の書類は手作業のままなのですか？
同じ物件のことを、行き先ごとに別の形で書き直しているからです。
登記の内容。物件の広告。重要事項説明書。契約書。社内の台帳。
元になっている事実は一つです。
それでも、行き先ごとに項目名も並び順も違います。
だから、そのままでは移せず、人が読み替えて書き写します。
読み替えるところに、間違いが入ります。
不動産・売買仲介・賃貸管理の仕事は、どんな流れでできていますか？
六つの工程に分かれます。
一つ目、仕入れ・物件さがし。
二つ目、客付け・契約。
三つ目、物件調査・段取り。
四つ目、仲介・引渡・管理。
五つ目、更新・アフター対応。
六つ目、仲介手数料の請求と精算。
手間が生まれるのは、二つ目と三つ目です。
二つ目の客付け・契約で、書き写しが集中します。
三つ目の物件調査・段取りで、その内容を人が一つずつ確かめ直します。
今回は、三つ目を分解します。
なぜ「物件調査・段取り」は、いつも時間が読めないのですか？
何を確かめるかが決まっていても、どこにあるかが毎回違うからです。
役所で取る物。法務局で取る物。管理会社に聞く物。売主から預かる物。
確かめる項目は、物件が変わってもほとんど同じです。
しかし、置き場所は物件ごとに違います。
だから毎回、探すところからやり直します。
探す時間は読めないので、調査の時間も読めません。
1．なぜ、重要事項説明書の作成に神経を使うのですか？
元の資料から人が読み替えて書き写しているからです。
登記の記載と、広告の記載と、説明書の記載。三つとも書き方が違います。
違う書き方へ移すので、機械的に写すことができません。
一文字違えば、後から訂正の連絡になります。
だから何度も読み返し、そのぶん時間がかかります。
元の資料から項目ごとに移せる形なら、読み返す回数は減ります。
2．なぜ、募集図面を作るのに毎回手間がかかるのですか？
前の図面を開いて、直して使い回しているからです。
所在を変え、間取りを差し替え、条件を書き換える。
毎回、同じ順番を人がなぞっています。
手順が毎回同じなら、それは人がやる仕事ではありません。
物件の台帳がそろっていれば、下書きは出てきます。
人に残るのは、どう見せるかを決めるところだけです。
3．なぜ、問い合わせへの返事が遅れると決まらないのですか？
問い合わせた人は、同時に何社にも聞いているからです。
先に返事が来た会社で、話が進みます。
遅れた理由が「物件の情報を探していた」でも、相手には関係ありません。
探す時間が返事の速さを決めているのが、いまの形です。
物件の情報が一か所にそろっていれば、返事は探す前に出せます。
残るのは、その物件を勧めるかどうかの判断です。
4．なぜ、更新や解約の手続きが毎年同じだけかかるのですか？
期日が来たかどうかを、人が台帳を見て気づいているからです。
契約ごとに期日は違います。だから一覧では見えません。
見えないので、担当が覚えているか、月に一度まとめて確かめます。
確かめる作業は、正しくやっても新しい価値は生まれません。
期日が近い契約だけが出てくれば、確かめる作業は消えます。
人に残るのは、その方へ何をお伝えするかです。
元になっている事実は一つです。
それでも、行き先ごとに項目名も並び順も違います。
そのままでは移せないので、書き写す回数だけ間違える機会が増えます。
できることの一覧は、どこにありますか？
六つの工程ごとの一覧は、業種ページに置いてあります。
この記事では「なぜそうなるのか」だけを書きました。
「どの作業をAIに任せられるか」は、下のページに全部並んでいます。
不動産・売買仲介・賃貸管理の六つの工程と、できること一覧
いま月額で払っている道具を、自社のしくみに置き換える
お客様や取引先からお預かりした情報が、どこで外へ広がるのかは、不動産・売買仲介・賃貸管理で、預かった情報が外へ広がる理由で説明しています。
不動産・売買仲介・賃貸管理の六つの工程と、手間が生まれる場所
六つの工程それぞれに、人がやっている作業があります。
1. 仕入れ・物件さがし
物件の情報あつめ・査定
売主・地主とのやりとり
収支・利回りの試算
近隣の成約事例の書き写し
2. 客付け・契約 ※この記事で取り上げた工程
物件情報の登録
広告・ポータル掲載
媒介・契約の書類づくり
広告媒体ごとの反響の集計
3. 物件調査・段取り ※この記事で取り上げた工程
現地・法令・権利の調査
物件資料の作成・統合
関係業者の手配
重要事項説明書の記載漏れチェック
4. 仲介・引渡・管理
内見・案内
契約・決済・引渡
入居後の管理・点検
決済に要る書類さがし
5. 更新・アフター対応
契約更新の管理
クレーム・問い合わせ対応
顧客の名簿管理
退去予告の受付と見積依頼
6. 仲介手数料の請求と精算
仲介手数料・費用の請求
入出金・精算の集計
契約・法令の書類管理
家賃・共益費の入金の照合
よくあるご質問
Q1．なぜ、この手間は不動産でだけ起きるのですか？
同じ事実を、決まった様式で何通も出す決まりだからです。
広告にも、説明書にも、契約書にも、同じ物件のことを書きます。様式はそれぞれ違います。
Q2．なぜ、物件の情報は一か所にまとまらないのですか？
取ってくる先が、役所も法務局も管理会社も別々だからです。
別々であること自体は変えられません。変えられるのは、取ってきた後に一か所へ集めるかどうかです。
Q3．なぜ、気をつけていても防げないのですか？
書き写す回数そのものが減らないからです。
一回ずつ丁寧に確かめても、回数が五回なら間違える機会も五回あります。
Q4．なぜ、人数が少ない会社ほど効くのですか？
一人が案内も調査も契約も抱えていると、書き写しが夜に回るからです。
回した分だけ返事が遅れ、遅れた分だけ他社で決まります。
Q5．何から始めればよいですか？
まず一件、同じ内容を何回書いたかを数えることからです。
回数が分かれば、その回数を減らす値打ちがあるかどうかも分かります。
まとめ
不動産の契約が遅いのは、確認を丁寧にしているからではありません。
同じ事実を、行き先ごとに人が読み替えて書き写しているからです。
読み替えるところに間違いが入るので、何度も読み返します。
元の資料から項目ごとに移す形なら、読み返す回数は減ります。
減ったぶん、お客様への返事が早くなります。
まず、何から始めればよいですか？
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