ブレインコミュニティ合同会社が、印刷業で確認作業が仕事の中心になってしまう仕組みと、その断ち方を解説します。

なぜ印刷業は、刷る前の確認にこれほど人がかかるのか？決めた内容が文字になっていない仕組み

なぜ、印刷業の確認は手作業のままなのですか？

決めた内容の多くが、電話とメールの本文にしか残っていないからです。

紙の種類、色の指定、折りの向き、納期、部数。

どれも大事な条件です。

しかし、決まる場所はやりとりの途中で、形の決まった欄ではありません。

だから、機械にかける直前に、人がやりとりを読み返して拾い集めます。

拾い漏らせば、刷ってから分かります。

印刷業の仕事は、どんな流れでできていますか？

六つの工程に分かれます。

一つ目、仕様の決定とデザイン案。

二つ目、お見積りとご発注。

三つ目、資材と印刷機の段取り。

四つ目、印刷・加工と品質の確認。

五つ目、納品後の対応と修正依頼。

六つ目、請求と入金の確認。

手が止まるのは、一つ目と四つ目です。

一つ目の仕様の決定とデザイン案で、条件が文字になりません。

四つ目の印刷・加工と品質の確認で、その分を人が確かめ直します。

今回は、一つ目を分解します。

なぜ「仕様の決定とデザイン案」は、いつも往復が多いのですか？

お客様が思っている仕上がりと、印刷の条件が、別の言葉で語られるからです。

お客様は「しっかりした紙で」と言います。

現場が要るのは、銘柄と厚みです。

この間を埋めるのは、担当者の経験です。

経験なので、担当が変われば聞き方も変わります。

聞き方が変われば、抜ける項目も変わります。

1．なぜ、校正のやりとりが何往復もするのですか？

直した箇所と、直っていない箇所が、一つの場所に並んでいないからです。

赤字は紙かPDFに入ります。返事はメールの本文に入ります。

二つは別々なので、どこまで反映したかは人が突き合わせます。

突き合わせに漏れがあれば、また一往復増えます。

往復のたびに、納期の余裕が減ります。

直した箇所が一覧で残れば、往復は数えられる形になります。

2．なぜ、見積を出すのに時間がかかるのですか？

似た仕事を過去にやっていても、探し出せないからです。

同じ判型、同じ紙、同じ加工の仕事は、必ず過去にあります。

しかし、案件は日付と客先で並んでいます。

条件で引けないので、思い出せる人に聞くことになります。

聞ける人がいなければ、また一から積み上げます。

条件で引ける形なら、下書きはその場で出てきます。

3．なぜ、刷り直しは全部こちらの負担になるのですか？

何を決めたかが、後から示せる形で残っていないからです。

口頭で決まった条件は、記憶の勝負になります。

記憶の勝負では、こちらが引き下がることになります。

だから、刷る前の確認に人を張り付けます。

張り付けても、条件が文字になっていなければ見落とします。

決めた時点で文字になっていれば、確認する対象がはっきりします。

4．なぜ、ベテランがいないと仕様が決まらないのですか？

聞くべき項目が、その人の順番でしか出てこないからです。

どの順で何を聞けば抜けないか。それは経験の中にあります。

書いていないので、新しい人は抜けます。

抜けたことに気づくのは、段取りに入ってからです。

過去の案件から聞くべき項目が出てくれば、順番は紙の側に移ります。

人に残るのは、お客様の言葉を条件に置き換えるところです。

できることの一覧は、どこにありますか？

六つの工程ごとの一覧は、業種ページに置いてあります。

この記事では「なぜそうなるのか」だけを書きました。

「どの作業をAIに任せられるか」は、下のページに全部並んでいます。

人とAIと機械は、どこで線を引くのですか？

AIを実行から外す。ここが線です。

印刷業でいえば、やりとりから条件を拾い出すところが機械、その仕上がりで通すかどうかが人です。

人がやること。どこを機械に任せるかを決めて、出てきた結果を確認する。

AIがやること。読み取り、下準備、下書き。そして処理の型を一度だけ作る。

機械がやること。計算、突き合わせ、写し、繰り返し。

AIは百件なら正確です。一万件になると壊れます。

だから、型はAIに作らせ、実行は機械に渡します。

よくあるご質問

まとめ

印刷業の確認が厚いのは、心配性だからではありません。

刷ってしまえば戻せないのに、決めた条件が文字になっていないからです。

文字になっていないので、人がやりとりを読み返して拾います。

拾い出しは、いま仕様の決定とデザイン案の工程で機械に渡せます。

渡したぶん、確認する対象がはっきりします。

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