ブレインコミュニティ合同会社が、マンション管理で決める人が一年ごとに入れ替わる仕組みを解説します。

なぜマンション管理は、同じ議論が何年かおきに戻るのか？決める人が一年ごとに入れ替わる仕組み

なぜ、マンション管理の説明は手作業のままなのですか？

毎年、初めての方に一から説明することになるからです。

理事は、輪番で一年ごとに交代されます。

去年の理事会で何を話したかは、議事録に残っています。

残っていても、新しい理事の方は読んでおられません。

読んでいただくには、まず何を読めばよいかをお伝えします。

お伝えするのは、管理会社の側になります。

マンション管理の仕事は、どんな流れでできていますか？

六つの工程に分かれます。

一つ目、総会資料と修繕計画の準備。

二つ目、管理受託のご提案と契約。

三つ目、修繕工事の手配と進捗管理。

四つ目、日常管理と理事会運営。

五つ目、管理報告とご意見の反映。

六つ目、管理費の請求と会計。

手間が生まれるのは、四つ目と六つ目です。

四つ目の日常管理と理事会運営で、毎年の伝え直しが起きます。

六つ目の管理費の請求と会計で、その決めごとが数字になります。

今回は、四つ目を分解します。

なぜ「日常管理と理事会運営」は、毎年ゼロから始まるのですか？

経緯を知っている人が、一年で全員入れ替わるからです。

ある工事を見送った理由が、三年前にあります。

そのとき理事だった方は、いまは理事ではありません。

いまの理事の方は、その工事を新しい提案として見られます。

見送った理由は、議事録の中にだけあります。

議事録は、何年ぶんもあります。

1．なぜ、住民の方からの同じお問い合わせが繰り返されるのですか？

お住まいの方が入れ替わり、伝えた先も入れ替わるからです。

掲示板に貼ったお知らせは、その時期の方が読まれます。

半年後に越してこられた方は、読んでおられません。

同じことを、またお尋ねになります。

貼り直せば、前から住んでおられる方には二度目です。

誰に何が届いているかは、こちらでは分かりません。

2．なぜ、理事会の資料づくりに時間がかかるのですか？

どこまで説明が要るかが、その年の理事の方によって変わるからです。

前の年に建物のことに詳しい方がおられれば、話は早く進みます。

次の年は、初めての方ばかりのことがあります。

同じ議題でも、前提の説明から要ります。

要るかどうかは、お会いしてみるまで分かりません。

だから、厚めに作って、要らなければ飛ばします。

3．なぜ、トラブルの対応が後追いになるのですか？

起きたことを知らせてくださるのが、お住まいの方だからです。

共用部の不具合は、巡回で見つかることもあります。

多くは、気づかれた方からのご連絡です。

ご連絡いただけなければ、次の巡回まで分かりません。

巡回は、毎日ではありません。

その間に、同じことで困られる方が増えます。

4．なぜ、長期の計画が話し合われにくいのですか？

決める方の任期より、計画の期間のほうが長いからです。

修繕の計画は、十年先まで引きます。

理事の任期は、一年です。

十年先の負担を、いまの理事の方が決めることになります。

決めても、実行するのは別の代です。

だから、決めきらずに次へ送られることが起きます。

四つとも、同じ一つの建物のことです。

それでも、覚えている人だけが毎年入れ替わります。

入れ替わるので、伝え直しが年に一度ずつ起きます。

できることの一覧は、どこにありますか？

六つの工程ごとの一覧は、AI業務棚卸のページに置いてあります。

この記事では「そもそも、なぜその手間が生まれるのか」だけを書きました。

「AIを使って何ができるか」は、下のページに全部並んでいます。

よくあるご質問

まとめ

マンション管理の手間は、建物の大きさだけでは決まりません。

決める人が毎年入れ替わることで決まります。

去年の経緯は、議事録の中にしか残りません。

残っていても、読まれなければ無いのと同じです。

任期を変えられないなら、経緯の残し方を変えるしかありません。

まず、何から始めればよいですか？

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マンション管理の六つの工程が、そのまま並んでいます。

手間がかかっている工程をクリックしてください。

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