マンション管理のAI活用・自動化

マンション管理のAI活用でできること

管理組合の運営から日々の清掃・点検、会計処理まで、マンションの資産価値を守るため多岐にわたる業務をこなします。

そもそも、なぜその手間が生まれるのかは、マンション管理で、その手間が生まれる理由で説明しています。

1. 総会資料と修繕計画の準備

総会資料の準備と配布 / 規約改定案の検討と作成 / 長期修繕計画の見直し / 管理組合の要望ヒアリング

• 過去の議事録や規約から総会資料の下書き作成（下書き係・総会資料の準備と配布）
• 既存規約と改定要望を元に改定案の下書き作成（下書き係・規約改定案の検討と作成）
• 修繕履歴や点検結果から計画見直し案の下書き作成（下書き係・長期修繕計画の見直し）
• ヒアリング内容から要望を整理し、対応策案の下書き作成（下書き係・管理組合の要望ヒアリング）

2. 管理受託のご提案と契約

新規管理組合への提案書作成 / 管理委託契約の更新手続き / 住民向け説明会の資料準備 / 管理規約の説明

• ヒアリング内容から提案書の下書き作成（下書き係・新規管理組合への提案書作成）
• 既存契約と変更点を比較し、更新契約書の下書き作成（下書き係・管理委託契約の更新手続き）
• 契約内容や規約から説明資料の下書き作成（下書き係・住民向け説明会の資料準備）
• 規約に関する質問への回答案の下書き作成（下書き係・管理規約の説明）

3. 修繕工事の手配と進捗管理

修繕工事の見積もり比較と業者選定 / 定期点検報告書の確認と記録 / 修繕工事の進捗管理 / 資材・備品の発注

• 複数の見積書と仕様書を比較し、最適な業者選定の下書き（まとめ係・修繕工事の見積もり比較と業者選定）
• 点検報告書の内容を台帳に自動で書き写す（書き写し係・定期点検報告書の確認と記録）
• 進捗報告から工事進捗レポートの下書き作成（下書き係・修繕工事の進捗管理）
• 必要な資材リストから発注書の下書き作成（下書き係・資材・備品の発注）

4. 日常管理と理事会運営

住民からの問い合わせ対応 / 共用部分の巡回点検と報告 / トラブル発生時の初期対応 / 理事会・総会の運営サポート

• 問い合わせ内容から回答案の下書き作成（下書き係・住民からの問い合わせ対応）
• 巡回点検結果を台帳に書き写し、報告書の下書き作成（書き写し係・共用部分の巡回点検と報告）
• トラブル発生状況から初期対応記録の下書き作成（下書き係・トラブル発生時の初期対応）
• 会議内容から議事録の下書き作成（下書き係・理事会・総会の運営サポート）

5. 管理報告とご意見の反映

管理業務報告書の作成 / アンケート結果の集計と分析 / 改善提案書の作成 / 住民満足度調査の実施

• 各種業務記録から管理業務報告書の下書き作成（まとめ係・管理業務報告書の作成）
• アンケート結果を台帳に書き写し、集計・分析レポートの下書き作成（書き写し係・アンケート結果の集計と分析）
• 課題やアンケート結果から改善提案書の下書き作成（下書き係・改善提案書の作成）
• 満足度調査結果を整理し、分析レポートの下書き作成（まとめ係・住民満足度調査の実施）

6. 管理費の請求と会計

管理費・修繕積立金の請求と入金確認 / 会計帳簿の作成と管理 / 住民への各種通知文作成 / 議事録・書類の整理と保管

• 台帳から管理費・修繕積立金の請求書を自動作成（下書き係・管理費・修繕積立金の請求と入金確認）
• 入出金データを会計帳簿に自動で書き写し、集計（書き写し係・会計帳簿の作成と管理）
• 台帳データから住民向け通知文の下書き作成（下書き係・住民への各種通知文作成）
• 書類の内容を読み取り、適切な分類と保管場所を提案（探し係・議事録・書類の整理と保管）

マンション管理でよくあるご相談の例

• 例：過去の総会議事録や規約を参照し、今年の総会資料のたたき台を自動で作成
• 例：新規の管理組合の要望をヒアリングし、提案書の下書きを自動で作成
• 例：複数の修繕工事の見積書と仕様書を比較し、最適な業者選定の判断材料を自動で作成
• 例：住民からの問い合わせ内容を記録し、過去の事例や規約から回答案を自動で作成
• 例：日々の業務記録や会計情報、修繕履歴などをまとめて管理業務報告書の下書きを作成
• 例：台帳データから管理費や修繕積立金の請求書を自動で作成し、入金状況と照合

マンション管理で、AIに任せられないのはどこですか？

理事会の合意そのものを、作ることです。

AIが受け持つのは、書き写し・下書き・見比べ・まとめ・見張り・探し出しです。どれも、すでにある情報を動かす仕事です。

毎年、初めての方に一から説明することになります。合意は、話し合ってはじめて生まれます。

だから「決まった議事」は、AIには作れません。決めるのは、いまも理事の皆さんです。

AIが減らすのは、話し合いの時間ではありません。資料づくりと、議事録・通知の作成です。