マンション管理のAI活用・自動化

マンション管理のAI活用でできること

管理組合の運営から日々の清掃・点検、会計処理まで、マンションの資産価値を守るため多岐にわたる業務をこなします。

マンション管理の人手不足は、どの工程から手を付けるか

そもそも、なぜその手間が生まれるのかは、マンション管理で、その手間が生まれる理由で説明しています。

お客様や取引先からお預かりした情報が、どこで外へ広がるのかは、マンション管理で、預かった情報が外へ広がる理由で説明しています。

お客様や取引先との取り決めが、どこで食い違い、もめごとになるのかは、マンション管理で、取り決めが食い違う理由で説明しています。

この六つの工程は、当社が独自に作った「仕事の種類で標準化した型」を、マンション管理のお仕事に当てはめて組んだものです。御社の業務の棚卸しは、この型を御社での呼び方と、御社だけの業務に合わせて直しながら進め、業務の改善につなげます。

1. 管理の受託とご契約

管理組合からマンションの管理を受託する / 提携先と協力会社を管理する / お客様の情報をひとつにまとめる

• 建物と組合の条件から、管理委託のマンション管理の提案書の下書きをつくる（下書き係・管理組合からマンションの管理を受託する）
• 提携先と協力会社の連絡先と条件をひとつにまとめる（まとめ係・提携先と協力会社を管理する）
• お客様の名前と連絡先の表記をそろえて、重なりを整理する（まとめ係・お客様の情報をひとつにまとめる）

2. 理事会と総会の運営

理事会と総会を開く / 区分所有者の名簿を管理する / 管理事務を報告する

• 議案と前回の決めごとから、資料の下書きをつくる（下書き係・理事会と総会を開く）
• 区分所有者の名前と住所の表記をそろえて、ひとつにまとめる（まとめ係・区分所有者の名簿を管理する）
• 一年の管理の記録を集計して、報告書の下書きにする（まとめ係・管理事務を報告する）

3. 日常の点検と清掃・巡回

建物と設備を点検する / 清掃と巡回をする / 住んでいる方の困りごとに対応する / 苦情とトラブルを受け付ける

• 点検の結果を記録し、次の点検の時期を知らせる（見張り係・建物と設備を点検する）
• 巡回で見たことを台帳へ書き写す（書き写し係・清掃と巡回をする）
• 似た困りごとと過去の対応を探し出す（探し係・住んでいる方の困りごとに対応する）
• 似た苦情と過去の対応を探し出す（探し係・苦情とトラブルを受け付ける）

4. 修繕と長期修繕計画

修繕を手配する / 長期修繕計画を見直す / 売買のときに、管理の状況の問い合わせに答える / 建物の図面と修繕の履歴を残す

• 修繕の内容から、発注の下書きをつくる（下書き係・修繕を手配する）
• 修繕の履歴と費用を集計して、計画の下書きにする（まとめ係・長期修繕計画を見直す）
• 管理規約と修繕積立金の情報を並べて見比べる（見比べ係・売買のときに、管理の状況の問い合わせに答える）
• 図面と修繕の記録の表記をそろえて、ひとつにまとめる（まとめ係・建物の図面と修繕の履歴を残す）

5. 保険と法令の管理

共用部分の保険を更新する / マンション管理業の登録を管理する / 法定点検（消防・昇降機・給水）の時期を管理する

• 保険の契約を台帳へ書き写す（書き写し係・共用部分の保険を更新する）
• 登録と管理業務主任者の期限を記録し、近づいたら知らせる（見張り係・マンション管理業の登録を管理する）
• 点検の期限を記録し、近づいたら知らせる（見張り係・法定点検（消防・昇降機・給水）の時期を管理する）

6. 管理費の請求と組合の会計

管理組合の会計をする / 管理費の滞納を督促する / 預り金を分けて管理する / 入金を確かめる

• 管理費の入金と請求を突き合わせて、合わない所だけを出す（見比べ係・管理組合の会計をする）
• 滞納を記録し、督促の時期を知らせる（見張り係・管理費の滞納を督促する）
• 預り金の口座と台帳を突き合わせて、合わない所だけを出す（見比べ係・預り金を分けて管理する）
• 入金と請求を突き合わせて、合わない所だけを出す（見比べ係・入金を確かめる）

マンション管理でよくあるご相談の例

• 例：建物と組合の条件から、管理委託の提案書の下書きをつくるようにしたい
• 例：議案と前回の決めごとから、資料の下書きをつくるようにしたい
• 例：点検の結果を記録し、次の点検の時期を知らせるようにしたい
• 例：修繕の内容から、発注の下書きをつくるようにしたい
• 例：保険の契約を台帳へ書き写すようにしたい
• 例：管理費の入金と請求を突き合わせて、合わない所だけを出すようにしたい

全国のいまの数字（公的統計）

上の数字は統計ダッシュボード（総務省統計局）から機械で取得したものです。当社が加工・推計した数字ではありません。

マンション管理で、AIに任せられないのはどこですか？

理事会の合意そのものを、作ることです。

AIが受け持つのは、書き写し・下書き・見比べ・まとめ・見張り・探し出しです。どれも、すでにある情報を動かす仕事です。

毎年、初めての方に一から説明することになります。合意は、話し合ってはじめて生まれます。

だから「決まった議事」は、AIには作れません。決めるのは、いまも理事の皆さんです。

AIが減らすのは、話し合いの時間ではありません。資料づくりと、議事録・通知の作成です。