ブレインコミュニティ合同会社が、税理士事務所の繁忙期が毎年同じ形で来る仕組みと、その崩し方を解説します。

なぜ税理士事務所の繁忙期は、毎年同じ時期に同じ形で来るのか？資料を待つ時間が一斉に終わる仕組み

なぜ、税理士事務所の作業は手作業のままなのですか？

資料が全部そろうまで、次の一手が始められない形になっているからです。

領収書はお客様の手元。通帳は銀行から。請求書は取引先から。

どれか一つでも欠けていると、記帳は止まります。

止まっている間、事務所の側にできることはありません。

そして、そろうときは、たいてい同じ時期にそろいます。

待ち時間が一斉に終わるので、そこから先が全部かさなります。

税理士事務所の仕事は、どんな流れでできていますか？

六つの工程に分かれます。

一つ目、相談・契約準備。

二つ目、情報収集・初期設定。

三つ目、日常業務・記帳代行。

四つ目、決算・申告業務。

五つ目、お客様報告・改善提案。

六つ目、請求・事務所管理。

山ができるのは、三つ目と四つ目です。

三つ目の日常業務・記帳代行で、待ち時間が生まれます。

四つ目の決算・申告業務で、その待ちが一斉に終わります。

今回は、三つ目を分解します。

なぜ「日常業務・記帳代行」は、毎月同じ手間がかかるのですか？

同じお客様の同じ取引を、毎月ゼロから見分けているからです。

先月と同じ取引先、同じ内容、同じ勘定科目。

それでも、目で見て科目を当てるところから始めます。

先月の判断は、担当者の頭の中にしか残っていません。

担当が変われば、また一からです。

同じ判断を毎月やり直しているので、件数が増えれば時間もそのまま増えます。

1．なぜ、お客様から資料をもらうのにこれほど手間がかかるのですか？

何が足りないかを、事務所の側が数えて伝えているからです。

先月あった請求書が今月は無い。通帳の一部だけ届いていない。

その差は、事務所が並べて見ないと分かりません。

見て、数えて、電話をかけて、届くのを待ちます。

そのあいだ、記帳は一行も進みません。

足りない物の一覧が自動で出れば、待ち時間はそこから始まります。

2．なぜ、仕訳の科目を毎回考え直すことになるのですか？

前回どう判断したかが、資料の側に残っていないからです。

判断した本人は覚えています。しかし紙には書いてありません。

だから次の月も、同じ取引を同じように見分け直します。

この作業は、正しくやっても新しい価値は生まれません。

過去の判断がそろっていれば、下書きは出てきます。

人に残るのは、出てきた下書きのうち迷う数件だけです。

3．なぜ、決算のときに前期の資料を探し回ることになるのですか？

資料が「いつ届いたか」で並んでいて、「何の話か」で並んでいないからです。

届いた順に保存されているので、探すには時期を思い出す必要があります。

思い出せないときは、端から開いて確かめます。

開いても違えば、次を開きます。

この時間は、お客様に説明できる仕事ではありません。

中身で引ける形になっていれば、探す作業そのものが消えます。

4．なぜ、繁忙期は人を増やしても楽にならないのですか？

増えた人に、判断の前提を渡すところから始まるからです。

お客様ごとの事情は、担当の頭の中にあります。

渡すには、担当が手を止めて説明しなければなりません。

止めた分だけ、その担当の仕事は後ろへ動きます。

だから、いちばん忙しい人ほど人を頼めません。

判断の前提が形になっていれば、渡すのに担当の時間は要りません。

できることの一覧は、どこにありますか？

六つの工程ごとの一覧は、業種ページに置いてあります。

この記事では「なぜそうなるのか」だけを書きました。

「どの作業をAIに任せられるか」は、下のページに全部並んでいます。

人とAIと機械は、どこで線を引くのですか？

AIを実行から外す。ここが線です。

税理士事務所でいえば、資料の過不足を数えるところが機械、お客様に何をどう伝えるかが人です。

人がやること。どこを機械に任せるかを決めて、出てきた結果を確認する。

AIがやること。読み取り、下準備、下書き。そして処理の型を一度だけ作る。

機械がやること。計算、突き合わせ、写し、繰り返し。

AIは百件なら正確です。一万件になると壊れます。

だから、型はAIに作らせ、実行は機械に渡します。

よくあるご質問

まとめ

税理士事務所の繁忙期は、仕事が増えて起きるのではありません。

待っていた仕事が同じ日に動き出すから起きます。

待ちが生まれるのは、そろったかどうかを人が数えているからです。

数える側は、いま日常業務・記帳代行の工程で機械に渡せます。

渡したぶん、お客様と話す時間に戻れます。

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