学習塾・予備校のAI活用・自動化

学習塾・予備校のAI活用でできること

生徒募集から授業、進路指導、そして請求まで、多岐にわたる業務を効率よく進める必要があります。

学習塾の人手不足・AI活用は、どの工程から手を付けるか

そもそも、なぜその手間が生まれるのかは、学習塾・予備校で、その手間が生まれる理由で説明しています。

お客様や取引先からお預かりした情報が、どこで外へ広がるのかは、学習塾・予備校で、預かった情報が外へ広がる理由で説明しています。

お客様や取引先との取り決めが、どこで食い違い、もめごとになるのかは、学習塾・予備校で、取り決めが食い違う理由で説明しています。

この六つの工程は、当社が独自に作った「仕事の種類で標準化した型」を、学習塾・予備校のお仕事に当てはめて組んだものです。御社の業務の棚卸しは、この型を御社での呼び方と、御社だけの業務に合わせて直しながら進め、業務の改善につなげます。

1. 体験授業から入塾まで

授業の予約を受け付けて管理する / 会員の入会と退会を受け付ける / 予約サイトと口コミと SNS で、授業の様子を発信する / 授業の体験と入会を案内する

• 予約の表と担当の予定を突き合わせて、予約表にまとめる（まとめ係・授業の予約を受け付けて管理する）
• 入会と退会の届けを会員の台帳へ書き写す（書き写し係・会員の入会と退会を受け付ける）
• 口コミと写真から、投稿の文の学習塾・予備校の下書きをつくる（下書き係・予約サイトと口コミと SNS で、授業の様子を発信する）
• 問い合わせの中身から、案内の文の下書きをつくる（下書き係・授業の体験と入会を案内する）

2. 時間割と講師の割り当て

授業のクラスと時間割を組む / シフトと指名と歩合を管理する / 授業に担当を割り当てて、日程を組む / 人ごとの稼働と余力を見て、受ける授業の量を決める

• 生徒の表と講師の予定を突き合わせて、時間割にまとめる（まとめ係・授業のクラスと時間割を組む）
• 指名と売上を担当ごとに集計して、歩合の下書きにする（まとめ係・シフトと指名と歩合を管理する）
• 授業の表と担当の予定の表を突き合わせて、割り当ての表にまとめる（まとめ係・授業に担当を割り当てて、日程を組む）
• 人ごとの稼働を集計して、余力を見やすくする（まとめ係・人ごとの稼働と余力を見て、受ける授業の量を決める）

3. 授業と送迎の見守り

授業の前後の入退室と送迎、安全を見守る / 授業を行い、経過と結果を記録する / 教材とテストを準備する

• 入退室を記録し、来ていない子を知らせる（見張り係・授業の前後の入退室と送迎、安全を見守る）
• やり取りと結果を生徒の記録へ書き写す（書き写し係・授業を行い、経過と結果を記録する）
• 単元と生徒の成績から、テストの下書きをつくる（下書き係・教材とテストを準備する）

4. 成績のフォローと保護者への連絡

出欠と成績の記録を、保護者に連絡する / 施設と機器の安全を点検する / 生徒の進み具合と期限を見て、手を打つ

• 出欠と成績から、保護者への連絡の下書きをつくる（下書き係・出欠と成績の記録を、保護者に連絡する）
• 点検の結果を記録し、次の時期を知らせる（見張り係・施設と機器の安全を点検する）
• 期限と止まっている生徒を記録し、近づいたら知らせる（見張り係・生徒の進み具合と期限を見て、手を打つ）

5. 進路の相談と継続のご案内

保護者に、再来店と継続を働きかける / 保護者との継続の契約と授業料を見直す / 保護者の満足と要望を聞く / 終わった授業の成果と知識を、次に使えるようにする

• 来店の間が空いている保護者を探し出す（探し係・保護者に、再来店と継続を働きかける）
• 契約の更新の時期を記録し、近づいたら知らせる（見張り係・保護者との継続の契約と授業料を見直す）
• 似た声と過去の対応を探し出す（探し係・保護者の満足と要望を聞く）
• 似た過去の授業と成績の記録を探し出す（探し係・終わった授業の成果と知識を、次に使えるようにする）

6. 月謝の請求と入金の確認

授業料を口座振替で受け取る / 回数券と前払いの残高を管理する / 子どもに接する人を確認する / 授業料を請求する

• 振替の結果と会員の台帳を突き合わせて、落ちなかった方だけを出す（見比べ係・授業料を口座振替で受け取る）
• 回数券と前払いの残高を集計して、見やすくする（まとめ係・回数券と前払いの残高を管理する）
• 確認の記録を残し、時期を知らせる（見張り係・子どもに接する人を確認する）
• 授業の記録から、請求書をつくる（下書き係・授業料を請求する）

学習塾・予備校でよくあるご相談の例

• 例：予約の表と担当の予定を突き合わせて、予約表にまとめるようにしたい
• 例：生徒の表と講師の予定を突き合わせて、時間割にまとめるようにしたい
• 例：入退室を記録し、来ていない子を知らせるようにしたい
• 例：出欠と成績から、保護者への連絡の下書きをつくるようにしたい
• 例：来店の間が空いている保護者を探し出すようにしたい
• 例：振替の結果と会員の台帳を突き合わせて、落ちなかった方だけを出すようにしたい

全国のいまの数字（公的統計）

上の数字は統計ダッシュボード（総務省統計局）から機械で取得したものです。当社が加工・推計した数字ではありません。

学習塾・予備校で、AIに任せられないのはどこですか？

生徒がつまずいた瞬間を、記録の外から知ることです。

AIが受け持つのは、書き写し・下書き・見比べ・まとめ・見張り・探し出しです。どれも、すでにある情報を動かす仕事です。

残っているのは結果の数字だけです。どこで手が止まったかは、跡が残りません。

だから「なぜ解けなかったか」は、AIには出せません。見るのは、いまも講師です。

AIが減らすのは、見る時間ではありません。答案の集計と、保護者へのご報告を作る手間です。